Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Mengapa HRD sebaiknya menggunakan Aplikasi HRIS

Fungsi utama departemen sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan atau yang biasa disebut HRD adalah untuk meningkatkan kinerja pegawai di perusahaan tempat ia berada.  Namun, tugas ini tidak mudah karena departemen sumber daya manusia memiliki banyak tanggung jawab yang harus dilakukan. Itulah sasalah satu alasan Mengapa HRD sebaiknya menggunakan Aplikasi HRIS yang memudahkan dalam mengelola karyawan perusahaan.

Mengapa HRD sebaiknya menggunakan Aplikasi HRIS

Aplikasi HRIS yang dipilih harus memiliki fitur lengkap untuk membantu departemen SDM Anda menyelesaikan pekerjaan.  Masalahnya, tidak semua aplikasi HRIS yang ada di Indonesia memiliki fitur yang Anda butuhkan.  Walaupun harganya murah, memiliki fitur-fitur tertentu atau fitur-fiturnya lengkap, namun harganya boleh jadi berlebihan.

Apa itu Aplikasi HRIS

Sebelum membahas sistem berbasis cloud HRIS lebih jauh, ada baiknya memahami terlebih dahulu HRIS.

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi sumber daya manusia dalam suatu perusahaan atau industri yang mencakup informasi anggota atau tenaga kerja, rekrutmen, penggajian.  Pada dasarnya penggunaan HRIS dilakukan oleh karyawan, namun saat ini pengelolaan HRIS dapat dilakukan dengan menggunakan sistem berbasis cloud.

Apa itu Cloud Storage

Sistem berbasis cloud atau cloud storage sendiri merupakan penyimpanan cloud yang memungkinkan Anda untuk menyimpan, memproses, dan mengakses data di mana saja dan kapan saja.  Dengan aplikasi HRIS, karyawan dapat melaporkan pekerjaannya hanya dengan menggunakan smartphone, sehingga dapat melamar kerja dari rumah atau Hybrid-Work.

Manfaat menggunakan HRIS berbasis cloud

HRIS memudahkan penggunaan sistem berbasis cloud dan memberikan solusi terbaik bagi SDM di sebuah perusahaan.  Manfaat yang bisa didapatkan tentu saja ada banyak ini meliputi:

1. Mendukung fleksibilitas kerja HR

HRIS berbasis cloud memungkinkan HR untuk dengan mudah mengakses data karyawan kapan saja, di mana saja.  SDM dapat menangani penggajian, penggajian, dan administrasi lainnya secara tepat waktu dan efisien tanpa bergantung pada perangkat lunak di kantor.  Produktivitas tenaga kerja juga bisa tetap terjaga meski Anda bekerja dari rumah.

2. Meningkatkan skala operasi sumber daya manusia melalui otomatisasi

Peran sumber daya manusia adalah mempersiapkan prakiraan dan rencana bisnis ke depan untuk meningkatkan kinerja bisnis dalam menghadapi infrastruktur yang dibutuhkan secara strategis.

3. Efisiensi biaya operasional

aplikasi HRIS Hal baiknya adalah mengurangi biaya operasi yang tinggi seperti kertas atau biaya tambahan lainnya.  Ini bisa dipertimbangkan untuk bisnis dan perusahaan yang ingin menghemat biaya

4. Memudahkan dalam memantau kinerja karyawan

Sistem penilaian kinerja dapat dibuat dalam perangkat lunak HRIS ini.  Sehingga manajer SDM dapat memantau kinerja karyawan dan membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang telah ditetapkan sebelumnya dalam HRIS.

5. Memfasilitasi proses rekrutmen

Memfasilitasi manajer SDM dalam proses seleksi karyawan hingga ditugaskan di perusahaan.

6. Membantu dalam proses pengambilan keputusan

Sistem informasi SDM yang baik bersifat terpusat dan otomatis, sehingga dapat memberikan informasi yang akurat dan cepat.  Sehingga manajer SDM dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam perangkat lunak HRIS untuk pengambilan keputusan setiap saat.

7. Mengurangi kesalahan manusia (Human Error)

Dengan menggunakan software HRIS berbasis cloud, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisir.

8. Fleksibilitas dalam akses informasi

Perangkat lunak HRIS biasanya merupakan aplikasi online.  Oleh karena itu, data dapat diakses dimana saja dan kapan saja.  Sebagai pemilik perusahaan atau manajer SDM, Anda dapat melakukan inspeksi atau inspeksi secara fleksibel dan mandiri.

9. Meningkatkan kepuasan karyawan

Karyawan dapat meningkatkan kepuasan kerja, karena melalui sistem informasi sumber daya manusia, komunikasi antara karyawan dengan kelompok karyawan dilakukan dengan mudah dan transparan.  Selain itu, tidak adanya kesalahan dalam perhitungan upah dan pajak, pasti akan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan, yang akan meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja.

10. Amankan data terverifikasi

Salah satu manfaat yang tidak boleh dilewatkan oleh semua industri dan perusahaan adalah memiliki keamanan data yang tidak rentan.  Dengan aplikasi HRIS, informasi karyawan dapat terus diperbarui dalam satu server terenkripsi tanpa khawatir kehilangan data dan kerusakan.  Anda juga dapat memantau aktivitas penipuan dalam organisasi Anda dan mencegah penipuan lainnya, seperti penipuan kehadiran.

Fitur wajib yang harus ada di aplikasi HRIS

Sebelum membeli aplikasi HRIS, sebaiknya pilih aplikasi HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda.  Untuk memudahkan dalam menentukan pilihan, nanti kami akan memberikan informasi fitur apa saja yang harus disertakan dalam aplikasi HRIS pilihan Anda saat ini.  Berikut adalah lima fitur unggulan:

1. Manajemen waktu dan kehadiran

Ini bukan lagi waktunya untuk mencatat kehadiran karyawan Anda di atas kertas atau spreadsheet.  Selain mempersulit staf HR Anda untuk mengumpulkan data, cara ini juga rawan penipuan.  Seorang karyawan yang tidak hadir mungkin telah menceritakan ketidakhadirannya kepada seorang rekan dengan memalsukan tanda tangannya.

Untuk mengatasi hal tersebut, gunakan aplikasi HRIS yang memiliki kemampuan untuk merekam kehadiran menggunakan sistem pelacakan biometrik atau pemindai sidik jari.  Hal ini tidak hanya mengurangi kecurangan, tetapi fitur ini memudahkan staf HR untuk mencatat kehadiran karyawan.  Dengan begitu, perhitungan gaji dan waktu liburan menjadi mudah.

2. Manajemen upah

Ini adalah fitur yang sangat diinginkan ketika sebuah perusahaan ingin menggunakan aplikasi HRIS.  Untuk perusahaan dengan ribuan karyawan, seperti manufaktur, eceran atau grosir, memiliki aplikasi HRIS sangat penting.  Software HRM ini memudahkan staf HR untuk mengelola pembayaran gaji, tunjangan dan pajak yang unik untuk setiap perusahaan.

Dengan bantuan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan gaji bisa ditekan seminimal mungkin.  Oleh karena itu, tingkat kepuasan karyawan meningkat dan loyalitas terhadap perusahaan meningkat.  Selain itu, aplikasi HRIS memudahkan Anda untuk menyimpan informasi penting seperti slip gaji karena semua informasi disimpan secara online.

3. Manajemen pajak dan asuransi

Karena perusahaan Anda terdaftar secara resmi oleh Kementerian Tenaga Kerja, maka harus memenuhi kewajiban membayar pajak penghasilan dan asuransi karyawan atau BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.  Bayangkan bagaimana jadinya jika harus menghitung ratusan pajak penghasilan dan pembayaran BPJS secara manual setiap bulannya.

Aplikasi HRIS akan menyelamatkan Anda dari masalah tersebut.  Semua perhitungan pajak dan asuransi dilakukan secara otomatis oleh sistem.  Sistem secara otomatis memotong gaji pegawai sesuai peraturan pemerintah untuk membayar BPJS kesehatan dan pekerjaan.

4. Manajemen klaim dan kompensasi

Dari waktu ke waktu, perusahaan harus membayar klaim dan kompensasi yang diajukan oleh karyawan.  Pengeluaran tersebut dapat berasal dari perjalanan dinas oleh karyawan, biaya pembelian barang-barang yang diperlukan untuk menunjang pekerjaan karyawan tersebut.

Aplikasi HIS yang baik seharusnya memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim, bukan mempersulit.  Dari sisi manajemen atau departemen SDM, perangkat lunak HRM harus memudahkan untuk disetujui atau ditolak.  Gunakan sistem yang hanya membutuhkan beberapa klik untuk menyetujui klaim dan pembayaran dari karyawan.

5. Laporan umum

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, fungsi departemen SDM adalah untuk meningkatkan kinerja karyawan.  Lalu, bagaimana karyawan Anda mengetahui seberapa banyak kemajuan yang telah dicapai karyawan tanpa laporan menyeluruh tentangnya?

Oleh karena itu, fitur pelaporan aplikasi HIS tidak boleh dilewatkan dalam perangkat lunak pilihan Anda.  Pastikan aplikasi yang Anda pilih memiliki fitur pelaporan lengkap untuk memudahkan Anda melacak kemajuan setiap karyawan setiap bulannya.

Memilih aplikasi HRIS yang tepat bisa dibilang sulit sekaligus mudah.  Mudah karena ada banyak pilihan aplikasi HRIS di Indonesia.  Namun, semua perangkat lunak ini pasti tidak cocok untuk perusahaan Anda.

Mengapa Anda harus beralih ke aplikasi HRIS?

Keamanan data adalah salah satu prioritas utama, untuk itu perusahaan harus bermigrasi ke teknologi cloud.  Perusahaan saat ini perlu mengintegrasikan data untuk memudahkan SDM melakukan tugas dari jarak jauh dan berkolaborasi dengan departemen lain.

Selain itu, data disimpan dengan bersih dan aman ke cloud computing, dan sangat cocok bagi perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan lain.

Referensi : terkini.id

Posting Komentar untuk "Mengapa HRD sebaiknya menggunakan Aplikasi HRIS"